Автоматизация гостиниц - профессиональная система "UCS-Shelter"

 

Автоматизация гостиниц - профессиональная система "UCS-Shelter"

 

UCS Shelter-это новая разработка UCS, принципиально отличающаяся от других программных продуктов фирмы, поскольку здесь автоматизированы такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей и т.д. Все программы связаны между собой, то есть передача данных производится автоматически. Таким образом, установив в ресторанах и барах гостиницы систему UCS R-Keeper, складскую систему UCS StoreHouse, систему автоматизации гостиницы UCS Shelter, Вы осуществите комплексную автоматизацию гостиницы.

 

Краткое описание возможностей системы "UCS-Shelter"

Система решает следующие крупные задачи:

автоматизация служб бронирования и размещения,

управление внутренними ресурсами гостиницы,

поддержка единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов,

автоматизация текущей деятельности,

ведение базы данных гостей,

многофакторный анализ деятельности гостиницы,

взаимодействие с другими системами.

 

Система UCS Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.

 

Система UCS Shelter состоит набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы.

 

Этими рабочими местами могут, например, быть:

 

Портье:

информация о предстоящих заездах и выездах;

информация о наличии мест в гостинице;

информация о состоянии счетов гостей;

ввод данных о заездах (check-in, check-out);

размещение гостей;

текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер);

резервирование (индивидуальное, служебное);

информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды;

информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;

информация о внесении депозитов за бронь;

работа со счетами гостей и клиентов;

внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей;

печать и выставление счетов клиентам;

создание мастер-фолио;

информация обо всех платежах и услугах;

печать дневных отчетов;

доступ к архиву счетов;

возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;

при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя;

для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.

 

Отдел бронирования:

резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования

печать подтверждений по брони;

информация о внесении депозитов за бронь;

анализ текущей и ожидаемой загрузки

просмотр истории гостя

 

Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и клиентов:

разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов

анализ расчетов с компаниями и турагенствами

выставление счетов к оплате

получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы

доступ к архиву счетов

 

Офис руководителя хозяйственной службы отеля (housekeeping):

управление службами сервиса гостиницы;

контроль состояния номерного фонда;

информация о санитарном состоянии номеров;

автоматизация управления персоналом - службой горничных;

организация бюро находок;

получение отчетов о работе сервисных служб;

ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат;

анализ текущего состояния номеров;

управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи);

прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.).

 

Офис системного администратора:

управление интерфейсом с системой R-Keeper

управление интерфейсом с телефонной станцией

информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией)

управление интерфейсом с кабельным телевидением

информация о сеансах просмотра платного телевидения

настройка под любую телефонную станцию любой емкости;

поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров;

настройка прейскурантов на различные внешние линии;

управление телефонной стацией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде;

подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии

 

Офис финансового директора:

ведение справочников предоставляемых услуг;

определение пакетов услуг;

определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров;

определение тарифов и возможность их связи с временными периодами;

определение типов и категорий гостей;

получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам;

изменение расценок на те или иные гостиничные услуги;

управление пакетами услуг и их тарифами;

управление справочником типов номеров;

получение отчетов всех видов и т.д.

 

Касса:

расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию;

полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания;

расчет с гостями за дополнительные услуги;

прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям;

возврат денег;

все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа.