Электронный документооборот Продок

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРОЕКТНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Система ПРОДОК относится к классу систем управления техническим документооборотом (TDM) масштаба предприятия. Система разработана компанией "Петростройсистема", специализирующейся на предоставлении услуг в области автоматизации рабочей деятельности предприятий, занятых в строительстве.

Система ПРОДОК нацелена на решение задач, связанных с управление разработкой, хранением и поиском документации, в проектных организациях (институтах, бюро).

Система легко масштабируема, обладает развитыми средствами протоколирования, администрирования, восстановления при сбоях, а также высоким уровнем защиты информации.

Структура системы ПРОДОК

ПРОДОК построена по модульному принципу. В состав системы входит шесть модулей, разделенных по функциональности: "Картотека проектов", "Проект", "Шаблоны документов", "Справочник сотрудников", "Журнал", "Задания".

Модуль "Картотека проектов"

Модуль предназначен для регистрации новых проектов и ведения реестра проектов.

Модуль позволяет описать каждый регистрируемый в системе проект с помощью набора атрибутов. Это обеспечивает быстрое нахождение нужного проекта или группы проектов, по заданной ключевой информации.

В составе модуля имеется навигатор, который позволяет быстро перейти к просмотру рабочих, завершенных или архивных проектов, а также вывести их на печать.

При регистрации проекта создается новая карточка проекта, заполняются ее атрибуты (№ контракта, шифр, название, руководитель, исполнители, разделы и прочее) и выделяется хранилище для документов этого проекта.

Модуль "Проект"

Этот модуль отвечает за предоставление доступа и управление содержимым хранилища проекта.

Модуль предоставляет средства для:

организации структурированного хранения проектной документации,

эффективного поиска документов,
защиты от несанкционированного доступа к документам,
установки и контроля сроков разработки, согласования и утверждения документов,
проведения процедур согласования и утверждения документов в электронном виде,
контроля над вносимыми в документы изменениями,
протоколирования действий по работе с документами.
Модуль "Шаблоны документов"

Модуль позволяет создать библиотеку шаблонов документов.

Модуль "Справочник сотрудников"

Модуль предназначен для ведения информации о структуре и сотрудниках организации.

Модуль "Журнал"

Модуль предназначен для протоколирования действий сотрудников, различных событий и ошибок, возникающих в процессе работы с системой.

Модуль "Задания"

Модуль предназначен для регистрации, согласования и отслеживания хода исполнения заданий.

Основные возможности ПРОДОК

Состав проекта

Система предоставляет средства контроля над составом проекта. При регистрации проекта можно указать, кто имеет право управлять составом проекта. Пользователь, не обладающий этим правом, не сможет вносить в состав проекта какие-либо изменения (добавлять, удалять, изменять разделы проекта). Структура состава проектов является иерархической и не имеет ограничений на допустимое количество уровней вложенности.

Документы

Документы в системе ПРОДОК представляют собой карточки с прикрепленными к ним файлами. Документ может быть помещен в хранилище двумя способами:

1) Необходимо создать карточку документа, и заполнить ее атрибуты (например, автор, раздел проекта, название документа, номер документа, номер листа). Как только карточка создана, то соответствующий документу электронный файл может быть прикреплен к ней. Если файла не существует (новый документ), то ПРОДОК позволяет его создать, используя модуль "Шаблоны документов".

2) Второй способ заключается в копировании карточек документов вместе с прикрепленными к ним файлами из другого проекта, уже зарегистрированного в ПРОДОК, с атрибутами, соответствующими новому проекту.

Описание документов набором атрибутов обеспечивает быстрое их нахождение по заданной ключевой информации. Помещенные в хранилище файлы отсутствуют в файловой системе, доступ к ним может быть обеспечен только из ПРОДОК. Таким образом, обеспечивается хорошая защита от несанкционированного доступа к проектной информации, являющейся интеллектуальной собственностью предприятия.

При работе с файлами (открытие на просмотр и изменение) система использует внешние приложения. Исключение может быть для файлов документов, созданных с помощью Microsoft Office, которые можно просматривать и изменять, не прибегая к запуску соответствующего приложения. По умолчанию, файл открывается в приложении, с которым ассоциировано его расширение. При необходимости открывать файл только с помощью специального приложения, ПРОДОК позволяет сделать дополнительные настройки.

Задания

В карточке документа «Задание» определена следующая информация:

Тема задания
Текст задания
Исходные данные (перечень ссылок на разработанные документы проекта или запись о том, что исходные данные выданы в бумажном виде)
Данные по объекту (наименование, шифр)
Дата начала выполнения (планфакт)
Дата окончания выполнения(планфакт)
Дата, ФИО, должность, подпись сотрудников, выдающих задание
Дата, ФИО, должность, подпись сотрудников, принимающих задание
Основные положения:

Для создания заданий в ПРОДОК пользователь должен обладать соответствующим правом
За полноту данных о задании, отвечает пользователь, создавший задание
Выданное задание считается принятым, если оно принято всеми пользователями, указанными в перечне сотрудников, принимающих задание
Выданное задание считается не принятым, если хотя бы один из пользователей, указанных в перечне сотрудников, принимающих задание, отклонил задание
Изменять задание разрешается до тех пор, пока оно не выдано
Сотрудник, выдавший задание, может аннулировать его в любой момент.

Маршрутизация документов и заданий

Система предоставляет возможность сотрудникам обмениваться документами и заданиями с другими сотрудниками, для выполнения определенных работ, не покидая своего рабочего места. Эти работы могут быть связаны, например, с отправкой документов на согласование и утверждение, выдачей задания и т.п.

При этом используется механизм свободной маршрутизации, позволяющий указать соответствующие параметры доставки и направить документ или задание либо сразу всем указанным сотрудникам, либо последовательно от сотрудника к сотруднику. Система предоставляет средства контроля над процессом маршрутизации:

отправка электронных извещений, для информирования сотрудников о прохождении процесса согласования или утверждения;
журнал маршрутизации, позволяющий отследить текущее местонахождение документа, например, можно определить, у какого находится документ, у кого он находился и т.п.
Управление версиями

Система имеет механизм управления версиями. Ограничений на максимально возможное количество версий документа нет. Версии могут создаваться как вручную, так и автоматически по закрытию и сохранению документа. Интерфейс управления версиями прост и понятен: благодаря нему ни один сотрудник не теряется в версиях своих документов и документов других сотрудников, точно знает, где находится основная версия документа и может проследить всю историю работы над ним (когда и кем были созданыудаленыизменены промежуточные версии документа).

Внесение изменений

Система позволяет контролировать внесение изменений в документацию. Так, при необходимости внести изменения в документ или перечень документов, сданных в архив, предварительно надо получить разрешение. Система позволяет администратору архива создать, а непосредственному исполнителю получить разрешение на внесение изменений в требуемые документы.

Поиск

Система располагает быстрой и надежной системой поиска документов. Поддерживается как атрибутивный, так и полнотекстовый поиск. Дополнительные настройки позволяют задавать различные условия поиска. Допускается выполнять нечеткий поиск, искать все варианты написания заданного образца. Допускается задавать порядок сортировки для вывода списка найденных документов. Для облегчения дальнейшей работы с документами найденный в них текст система выделяет цветом. Разрешается сохранять и загружать поисковые запросы.

Безопасность

Механизм безопасности организован таким образом, что доступ к файлам имеют только уполномоченные пользователи. Для входа в систему каждый пользователь должен иметь уникальное имя и пароль. Для выполнения определенных действий над документами пользователи должны иметь соответствующие полномочия. Для этого в системе используются следующие понятия:

уровень доступа (управляющий, автор, читатель и т.п.);
роль (администратор системы, администратор архива и т.п.);
права (создавать, редактировать, удалять документы и т.п.).
Дополнительные возможности

В состав информационной среды системы входят такие приложения как Адресная книга, Календарь, Планировщик задач, Электронная почта. Эти приложения предоставляют сотрудникам средства планирования своего рабочего и свободного времени, встреч, позволяют хранить информацию о контактах, обмениваться информацией.

 

Для управления проектами, организации документооборота и автоматизации документооборота компания «ПСС» внедрила два программных пакета: «Продок» (для ведения электронного документоооброта) и Spider Project (по управлению проектами).

Такие программы по управлению проектами значительно упрощают и систематизируют работу с документацией. Системы электронного документооборота получили широкое распространение в различных сферах бизнеса в крупных городах Росии: Санкт-Петербург, Москва, Ставрополь, Красноярск, Екатеринбург, Новосибирск, Краснодар, Ростов-на-Дону.

Программа документооборота не только обеспечивает легкий и быстрый доступ к любым интересующим документам, но и позволяет сэкономить рабочее пространство в офисах за счет отсутствия стеллажей с папками и бумагами.

Электронный документооборот имеет неоспоримые преимущества перед традиционными бумажными архивами, благодаря созданию электронного архива, именно поэтому все больше и больше компаний переходят на такую систему.

Программы документооборота (Петербург):

«Продок» - система электронного документооборота проектного предприятия.

Система «Продок» разработана компанией «ППС», которая специализируется на услугах в области автоматизации деятельности предприятий и управлении проектами.

Программа организации документооборота «Продок» создана для решения задач, связанных с управлением, разработкой, хранением и поиском документации, в проектных организациях. Главная задача системы «Продок» - организация документооборота и автоматизация документооборота.

Данная программа электронного документооборота легко масштабируема, обладает развитыми средствами протоколирования, администрирования, восстановления при сбоях, а также высоким уровнем защиты информации.

«Продок» построена по модульному принципу. В состав системы входит шесть модулей, разделенных по функциональности: «Картотека проектов», «Проект», «Шаблоны документов», «Справочник сотрудников», «Журнал», «Задания». Более того, информационная среда системы включает такие приложения как «Адресная книга», «Календарь», «Планировщик задач», «Электронная почта».

Электронный документооборот в системе «Продок» - это возможность обмениваться документами и заданиями между сотрудниками, самостоятельно управлять версиями документа, а также контролировать все внесенные изменения. Организация и автоматизация документооборота, создавая электронный архив, облегчает доступ к документам и сокращает временные затраты.

Организация и автоматизация документооборота - удобное и экономически выгодное решение для фирм малого, среднего и крупного бизнеса.